5 nguyên tắc cần ghi nhớ để thiết kế Dashboard hữu ích

Theo nhiều đánh giá chuyên ngành, hiện nay gần như 100% doanh nghiệp đều sử dụng Dashboard để quản lý, phân tích dữ liệu và đưa ra những báo cáo kết quả kinh doanh. Đây là bộ phận không thể thiếu trong hệ thống báo cáo quản trị thông minh mà các nhà quản trị không thể bỏ qua để có cái nhìn tổng quan về tình hình phát triển của doanh nghiệp mình. Ngoài ra, Dashboard cũng cung cấp một dữ liệu quan trọng để tiến hành xây dựng các dự án ngắn hoặc dài hạn cho doanh nghiệp.

Vậy Dashboard là gì và những nguyên tắc nào gần ghi nhớ để có thể thiết kế một Dashboard chất lượng giúp ích cho doanh nghiệp mình? Cùng tìm hiểu qua bài viết mà ATZ mang đến dưới đây!

Dashboard là gì và lợi ích mà Dashboard mang lại?

Nói một cách dễ hiểu, Dashboard là một bảng điều khiển kỹ thuật số dùng để quản lý thông tin và kinh doanh thông minh hay một giao diện số để thu thập và tổng hợp dữ liệu của doanh nghiệp.

Dashboard gồm các dữ liệu được hiển thị dưới các dạng như chỉ số, các thông tin đo lường, biểu đồ, đồng hồ đo hay dạng bảng để giúp người dùng nhìn thấy được các xu hướng cũng như tình hình hoạt động của công ty, từ đó đưa đến những quyết định thiết lập mục tiêu và lên kế hoạch nhằm đem đến doanh thu và lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

Từ việc thu thập các thông tin chi tiết dựa vào một khoảng thời gian được xác định cụ thể từ người dùng như tháng, quý hoặc năm, …Khi doanh nghiệp có một Dashboard chất lượng sẽ đem đến các lợi ích sau:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Nhờ hệ thống quản trị thông minh từ Dashboard, các doanh nghiệp vẫn dễ dàng quản lý được thông tin và phân tích dữ liệu quan trọng nhưng không mất quá nhiều thời gian và công sức.
• Giúp người xem hiểu được toàn bộ vấn đề: Dashboard giúp cho bảng báo cáo hay đánh giá rõ ràng, súc tích.
• Tạo sự thích thú và tò mò cho người xem: Nhờ sử dụng bảng điều khiển kết hợp với dữ liệu chính xác dưới dạng bảng, đồ thị, sơ đồ, …giúp người xem không cảm thấy nhàm chán nhưng họ sẽ tìm hiểu thêm từ khóa và nội dung chính trong bảng.
• Giúp nhà quản trị đưa đến quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp: Từ những thông tin mà Dashboard mang đến, các nhà quản trị sẽ có cái nhìn khái quát nhất và dự đoán chính xác nhất, từ đó đưa ra những kế hoạch để doanh nghiệp phát triển trong cả ngắn hạn và dài hạn.
• Giúp người dùng linh hoạt và lựa chọn phương án tốt nhất: Dashboard cũng cho người dùng dễ dàng tương tác để xác định các phương án cũng như chỉ tiêu khác nhau, từ đó nhanh chóng đưa và kịp thời đưa ra những quyết định.

Các bước để thiết kế Dashboard hữu ích cho doanh nghiệp

Hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng Dashboard để cung cấp và trực quan hóa dữ liệu, từ đó đưa ra những quyết định sáng suốt. Vậy làm thế nào để có thể tạo ra một Dashboard chất lượng? Dưới đây là những nguyên tắc thiết kế Dashboard hữu ích mà bạn cần nắm.

Xác định rõ vấn đề và yêu cầu cụ thể trước khi xây dựng Dashboard

Công việc quan trọng nhất để xây dựng một Dashboard là bạn cần thấu hiểu về nhu cầu và mong muốn của khách hàng một cách rõ ràng. Bạn có thể hỏi về nhu cầu của họ qua những câu hỏi sau:

Người dùng muốn bảng Dashboard mang đến những thông tin gì?

Bạn cần phải xác định xem ai là người sử dụng Dashboard và họ mong muốn giải quyết các vấn đề hay quan tâm đến điều gì mới có thể mang đến những thông tin cần thiết.

Ví dụ: Một nhân viên Content SEO sẽ quan tâm đến các chỉ số như Traffic, Page views, Time on page, Bounce rate hay CTR. Trong khi đó, CMO sẽ tập trung vào các chỉ số có ý nghĩa chiến lược cao hơn như ROI, tỷ lệ chuyển đổi, giá trị vòng đời khách hàng hay doanh thu, …

Có thể sử dụng các thiết bị nào để truy cập Dashboard?

Tùy vào người xem của bạn mong muốn  truy cập Dashboard trên nền tảng nào mà đưa ra những thiết kế cho phù hợp. Chúng ta thường mặc định Dashboard luôn được xây dựng trên PC nhưng nền tảng này thường mất khá nhiều thời gian truy cập vì phải mở máy tính. Do đó, nhiều người mong muốn truy cập dữ liệu từ các nền tảng khác tiện lợi hơn như điện thoại hay Ipad.

Tần suất cập nhật dữ liệu của Dashboard?

Tùy theo mục tiêu của doanh nghiệp mà bạn cần cập nhật báo cáo Dashboard theo các chu kì khác nhau như theo giây, phút, giờ hay ngày, …Tuy nhiên, chu kì càng ngắn thì chi phí càng cao nên doanh nghiệp cần xác định rõ sẽ làm theo chu kì nào để tránh bị lãng phí.

Lên những ý tưởng thiết kế chi tiết

Sau khi đã xác định rõ yêu cầu xây dựng Dashboard, lúc này bạn cần xem xét khía cạnh kỹ thuật và kế hoạch lâu dài, từ đó đưa ra những “idea” để cho ra một sản phẩm hoàn thiện. Để hoàn thiện ý tưởng của mình, bạn có thể xem xét các công việc sau:

Xây dựng bản nháp giao diện

Bạn có thể tạo cho mình một mô hình nháp bằng cách viết ra giấy hoặc sử dụng các công cụ như PowerPoint, vẽ trực tuyến LucidChart xem thử biểu đồ này đã phù hợp chưa, nên được đặt ở đây hay giao diện trang như thế nào, …Bạn hãy xây dựng cho mình một bản nháp trước khi bắt tay vào làm bảng Dashboard chính thức.

Yêu cầu về kỹ thuật

Trình bày chi tiết các yêu cầu kỹ thuật như cách tính KPIs, Data Assumptions, Data Sources hay quy trình tự động hóa dữ liệu, …khi xây dựng Dashboard.

Quản lý dự án

Sau khi đã có ý tưởng về sản phẩm cuối cùng, lúc này bạn cần nghĩ đến các nhiệm vụ, nhân lực, kế hoạch, thời gian cũng như các bước để quản lý dự án để mang lại hiệu quả tốt nhất.

Sắp xếp dữ liệu một cách logic

Khi thiết kế Dashboard, cách sắp xếp biểu đồ và dữ liệu sao cho rõ ràng và dễ hiểu là một điều cực quan trọng mà bạn cần lưu ý. Bạn có thể tham khảo các nguyên tắc sau để thiết kế Dashboard hữu ích cho doanh nghiệp mình:

• Làm Dashboard đơn giản và gọn gàng nhất có thể. Tuy nhiên bạn vẫn cần đưa tất cả những KPI quan trọng vào.
• Trình bày dữ liệu hợp lý để người xem có thể hiểu và nắm rõ tình hình doanh nghiệp từ tổng quan đến chi tiết.
• Cần xác định rõ vấn đề cần giải quyết là gì và đưa ra những thông tin tập trung vào chúng thay vì đưa quá nhiều thông tin vào Dashboard.
• Xác định từng nhóm người cụ thể để thiết kế Dashboard phục vụ từng nhóm người đó chứ không tạo một Dashboard phù hợp với tất cả mọi người.

Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của dữ liệu

Để kể được câu chuyện đằng sau Dashboard và đảm bảo được tính chính xác của câu chuyện đó, bạn cần xem xét và kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu trước khi xây dựng Dashboard. Bên cạnh đó, để không làm phí công sức thu thập dữ liệu, bạn cần xác định rõ dữ liệu đó thu thập từ những nguồn nào và nó có giúp bạn đạt được mục tiêu hay không.

Một cách để có thể tạo ra những Insight giá trị là có thể đưa thêm dữ liệu từ các phòng ban khác. Ngoài ra, bạn cần đảm bảo dữ liệu đó thật chất lượng và được đồng nhất với quy trình của doanh nghiệp. Nếu không đảm bảo độ “sạch” của dữ liệu, chất lượng Dashboard của bạn cũng bị ảnh hưởng theo.

Lấy feedback thường xuyên và điều chỉnh cho phù hợp

Sau khi bạn đã đưa Dashboard vào ứng dụng thực tế, bạn cần quan sát người dùng một cách liên tục và thường xuyên xem họ có đang tận dụng Dashboard một cách hiệu quả và có điều gì cần điều chỉnh lại hay không. Bạn có thể hỏi trực tiếp về trải nghiệm của họ và lấy ý kiến để cải thiện Dashboard tốt hơn.

Bên cạnh đó, nếu mức độ đọc hiểu dữ liệu của mỗi người khác nhau khiến họ bị bối rối và khó hiểu, hãy cung cấp kịp thời một khóa đào tạo (training) để bảo đảm mọi người có thể hiểu một cách chính xác những gì mà Dashboard  mang lại và sử dụng chúng hiệu quả.

Chia sẻ cách thiết kế Dashboard hiệu quả nhất

Dashboard không phải là báo cáo mà nó là bảng thông tin tổng hợp của nhiều báo cáo (report). Do đó, bạn không nên “nhồi nhét” quá nhiều dữ liệu vào nó mà phải áp dụng các nguyên tắc đề có một Dashboard hiệu quả nhất như:

• Trong một Dashboard, hãy làm rõ 3 yếu tố: Góc nhìn (Insight) – Đề xuất hành động (Recommendations for Actions) – Tác động kinh doanh (Business Impact).
• Khi trong Dashboard có sự đề cập của các chỉ số KPI, bạn cần phải lên nội dung và đưa ra những đề xuất bao quát được toàn bộ chu trình hoạt động của doanh nghiệp.
• Bạn sử dụng các công cụ làm cho Dashboard hiệu quả như thanh cuộn (Scroll bars) hay Hộp kiểm (Checkbox)
• Dashboard đưa ra những định hướng hành động chứ không phải để thông báo hay cung cấp kiến thức.
• Bên cạnh đó, bạn có thể tự đưa ra cho mình những câu hỏi để có thể xác định được mục tiêu trong thiết kế Dashboard như: Chỉ số quan trọng là gì? Sử dụng công cụ nào để thu thập những dữ liệu đó? Cần thiết kế như thế nào để dữ liệu luôn được cập nhật?

Qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ Dashboard là gì và các bước để có thể thiết kế một Dashboard hiệu quả rồi đúng không nào? Với những ưu điểm này, cũng dễ hiểu khi doanh nghiệp nào cũng áp dụng nó trong hoạt động kinh doanh của mình. Hi vọng rằng bạn sẽ áp dụng thành công để có thể đưa ra những chiến lược vượt trội nhất cho doanh nghiệp mình.

Tham khảo thêm: 7 kỹ năng không thể thiếu để trở thành chuyên gia Content Marketing

5 chỉ số quan trọng đo lường hiệu quả content trong Google Analytics